在招标投标过程中，履约保函是中标单位向招标方提交的一种重要金融保障。它不仅体现了中标单位的诚信和能力，也为招标方提供了一定的风险保障。然而，当履约保函的目的实现后，许多中标单位可能会面临一个问题：如何退还已经提交的履约保函？ 本文将为您详细解析这一过程中需要注意的要点和步骤。
履约保函是银行或者第三方金融机构为中标单位提供的一种保证文件。它通常是在招标合同签署前由中标单位向招标方提交的，确保在合同履行过程中，如果中标单位未能履行合同担保的义务，招标方能够从保函中获得赔偿。作为风险管理的一部分，这种保函在许多招标项目中被广泛应用。
履约保函退还通常发生在以下几种情况：
合同履行完毕：中标单位按时完成了合同的所有条款，需求方确认后可以申请退还保函。 合同解除：在某些情况下，由于双方的原因合同可能会提前解除，此时保函通常也会被退还。 合同变更：如果合同内容发生了重大变化，且双方一致同意，可以考虑退还原有的保函。为了顺利退还履约保函，请按照以下步骤操作：
第一步：确认合同履行情况在申请退还履约保函之前，首先需要确认合同的履行情况。这包括：
合同条款的完成：所有约定的事项是否已经完全履行。 需求方的确认：在合同到期之前，与需求方沟通，确保他们对项目的满意度，并获得对方的书面确认。示例：假设您完成了一项建筑工程，并向甲方提交了所有必要的资料，甲方满意并出具了验收报告。
第二步：收集相关资料在申请退还保函时，您需要准备以下资料：
退还申请书：一份正式的申请书，说明退还保函的原因及相关信息。 合同文本：提供签署的合同副本。 验收文档：甲方出具的验收报告、结算单等相关辅助文件。示例：您的退还申请书中需要写明：“鉴于合同16xx项目已按期完成，特此申请退还履约保函。”
第三步：联系发保函银行联系为您出具履约保函的银行，了解退还流程。通常来说，银行会要求您提交上述资料，同时可能还需填写一些申请表格。不同银行其具体的要求可能会有差异。
第四步：提交申请将所有准备好的资料按照银行要求提交。通常，您可以选择亲自递交或者通过邮件的方式进行申请。确保申请中的所有信息准确无误。
第五步：等待审核在提交申请后，银行会对您提供的资料进行审核，确保其符合退还的条件。审核所需的时间根据银行的不同而有所差异，通常在一周到一个月内。
第六步：确认退还结果在银行完成审核后，他们将通知您退还的决定。如果审核通过，银行会将履约保函上的金额返还给您。
假设某建筑公司在承包的建筑项目中，向银行申请了一份500万元的履约保函。经过三个月的建设，甲方确认项目顺利完成，并出具了验收报告。建筑公司按照以上步骤准备了退还申请，从材料收集到与银行的沟通，最终在三周内成功收回了保函。
通过以上详细的步骤和注意事项，相信您对如何退还中标银行的履约保函有了更清晰的理解和操作的方法。确保每一步的规范操作，能够有效提升退还成功的概率，助力您的项目顺利完成与资金周转。
