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履约保函这东西，平时可能听得不多，但真遇到需要处理的时候，还挺让人头疼的。最近有朋友问我，如果公司或机构要发一个“不鼓励履约保函”的通知该怎么写？其实这并不复杂，关键是要把意思说清楚，同时注意措辞，避免引起不必要的误会。下面我就结合实际经验，用大白话和大家聊聊怎么写这样一份通知。
简单说，履约保函就像一份“保证书”。比如你接了个工程，对方怕你干到一半撂挑子，就让你找个银行或保险公司出个保函，承诺如果你违约，他们就来赔钱。而“不鼓励履约保函”的通知，通常是甲方（比如业主、采购方）主动表示：“咱这项目，我们不建议或不愿意接受保函作为履约保证”。
为什么会有这种操作？原因可能很多：比如双方信任度很高，觉得没必要走这个流程；或者保函手续麻烦、成本高，想省点事；又或者项目本身风险低，用其他方式担保更灵活。不管啥原因，写通知时得先把背景交代明白。
写这种通知，不是简单说一句“我们不要保函”就完事了。你得让人看得明白，还能避免后续纠纷。以下几个部分必不可少：
标题要直接 比如《关于XX项目不要求提供履约保函的通知》，一眼就知道主题是什么。
开头客套几句 先问候一下对方，提及双方的合作关系或项目名称，显得尊重。例如：“感谢贵公司参与XX项目的投标/合作，经我方认真研究……”
明确说明决定 这是核心部分。要清晰表达“本项目不鼓励或不需要提供履约保函”，但别说得太生硬。可以这样写：“基于双方长期合作的良好信任，以及对本项目风险的综合评估，我方决定本次项目不要求中标方提供银行履约保函。”
解释原因（可选但建议写） 简单说明为什么这么做，能让对方更理解。比如：“考虑到保函办理流程较长，为加快项目启动，同时降低双方交易成本……”注意别把原因说得太具体，避免暴露商业策略。
替代方案（如果有的话） 如果不用保函，那用啥来保证履约？比如可以用履约保证金、定期进度检查、分期付款等方式。写清楚这些，能减少对方的顾虑。例如：“我方将通过分阶段验收和进度款支付的方式来管理履约风险。”
强调合作与责任 虽然不鼓励保函，但得提醒对方履约责任不变。比如：“此举旨在简化流程，但贵方仍须严格按合同约定履行义务，我方将按合同条款进行监督。”
结尾留下沟通空间 最后表达合作意愿，并提供联系人信息。例如：“如有疑问，请随时与XX部门联系。期待与贵方顺利合作！”
别用模糊语言 避免“可能不需要”“暂时不考虑”这种话，容易让人误解。要就直接说“不要求”或“不鼓励”，但语气可以委婉。
避免显得傲慢 别写成“我们信不过保函”或“我们说了算”，容易伤和气。多从“双方利益”“效率提升”角度解释。
别忘了法律风险 如果不要求保函，得确保合同里其他违约条款够明确。通知里可以提一句：“具体权责以双方签署的正式合同为准。”
留好书面记录 这种通知最好通过邮件或正式文件发送，方便留存证据。口头说说的，后期容易扯皮。
下面这个例子，你可以根据实际情况调整：
关于XX项目不要求履约保函的通知
致：[合作方名称]
感谢贵公司对[项目名称]的关注与支持。经我方综合评估，并结合本项目特点，现通知如下：
为简化合作流程、提高项目启动效率，我方决定在本次合作中不要求贵公司提供银行履约保函。
这一决定基于双方已有的信任基础，同时也为减少办理保函所产生的成本与时间投入。项目履约保障将通过[具体替代方式，如：分阶段验收、进度款支付等]来落实，具体以双方签订的合同条款为准。
请注意，不要求保函不代表放松履约要求，贵公司仍须按合同约定完成全部义务。我方期待与贵方建立更高效的合作关系。
如有疑问，请联系：[姓名/部门，电话/邮箱]。
祝合作顺利！
[发出单位名称]
[日期]写这类通知，本质上是在平衡信任与风险。用好了，能促进合作；写砸了，可能埋下纠纷种子。希望这些朴实无华的建议能帮到你。毕竟，商业往来中，把事情说得明白、办得踏实，才是长久之道。
