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前段时间，我朋友的公司完成了一个项目，对方要求提供履约保函作为担保。项目顺利结束后，他需要把这份保函要回来，却卡在了“履约保函退还申请书”这个环节。如果你也面临类似情况，别担心，我来帮你理清楚这其中的门道。
简单来说，履约保函就像是一份“信用担保书”。当你要承揽一个项目时，业主或发包方担心你中途跑路或者做不好，就会要求你通过银行或担保公司出具这样一份文件。它承诺如果你违约，担保方会赔偿对方损失。
等工程或项目顺利完成，双方验收合格后，这份保函就该“物归原主”了。这时候，你就需要提交“履约保函退还申请书”。
很多人以为项目做完就完事了，保函会自动失效。其实不然，保函有明确的有效期限，在有效期内它一直具有法律效力。如果不及时办理退还手续，可能会产生以下问题：
资金占用：银行或担保机构会收取保函手续费，有的还需要冻结部分资金作为担保 信用记录：未及时注销的保函可能影响你在金融机构的信用评估 潜在风险：保函在有效期内若被不当使用，可能引发不必要的纠纷在动笔之前，先确认你是否满足退还条件：
合同约定的工程或服务已全部完成 已通过最终验收并取得验收合格证明 双方无未解决的经济纠纷或索赔事项 保函还在有效期内（或即将到期）通常需要准备：
履约保函原件（如果有多份，全部收集） 合同履行完毕的证明文件（如竣工验收报告、业主确认函等） 合同副本或关键页复印件 公司营业执照复印件 法定代表人身份证明这是最核心的部分。一份完整的履约保函退还申请书应包含以下内容：
1. 基本信息部分 在申请书的开头，清晰地写明：
申请人信息（你的公司全称、地址、联系人） 致送单位（出具保函的银行或担保机构全称） 申请日期2. 主体内容部分 这部分需要详细说明：
保函的基本情况：保函编号、出具日期、金额、受益人（业主）信息 对应合同情况：合同名称、编号、签订日期 履行情况说明：简明扼要地陈述合同已完全履行，并已获得业主确认 退还理由：基于合同已履行完毕的事实，请求退还保函3. 附件清单 列出所有随申请提交的文件，方便对方核对。
4. 结尾部分 包括申请人签章、联系人及电话等。
语气要正式但不过于生硬 虽然是正式文书，但可以避免使用过于晦涩的法律术语。用清晰、准确的语言表达即可。
重点突出关键信息 保函编号、合同编号、日期等关键信息要醒目，方便处理人员快速查找。
提供完整证据链 在描述合同履行情况时，可以简要提及主要里程碑和验收情况，显示你已经全面履行义务。
留有沟通余地 可以在结尾处加上“如有任何问题，请随时与我们联系”之类的语句，为后续沟通留出空间。
1. 如果保函原件丢失怎么办？ 这是一个比较棘手的情况。通常需要：
在市级以上报纸刊登遗失声明 向出具机构提交书面说明 可能还需要提供额外的担保文件 建议平时妥善保管重要文件，避免这类麻烦。2. 业主不配合提供验收证明怎么办？ 这是实际操作中常见的问题。可以：
书面催告业主提供证明 查看合同中是否有默认条款（如业主在规定时间内未提出异议视为合格） 收集其他履行证据，如付款凭证、过程验收记录等3. 申请提交后多久能拿回保函？ 通常需要5-15个工作日，具体时间取决于：
担保机构的内部流程 材料是否齐全 是否涉及跨地区、跨行处理4. 电子保函如何退还？ 现在很多保函都是电子形式，退还流程更简便：
通常在线提交申请和相关电子证明 出具机构在线审核后办理注销 你会收到电子版的注销证明虽然不建议完全照搬模板，但了解基本结构有帮助：
履约保函退还申请书
[银行/担保公司名称]：
我司[你的公司名称]于[年份][月份][日期]通过贵行/公司开具了编号为[保函编号]的履约保函，保函金额[金额]，受益人为[业主名称]。
该保函对应的[项目/合同名称]（合同编号：[合同编号]）已按约定全部履行完毕，并于[验收日期]通过最终验收。现合同各方已无任何争议及未了结事项。
根据保函条款及合同约定，特此申请退还上述履约保函原件并办理相关注销手续。
随本申请一并提交以下文件：
履约保函原件 合同履行完毕证明（竣工验收报告等） [其他相关文件]感谢贵行/公司的支持与配合！
申请人：[你的公司全称]（盖章） 日期：[申请日期] 联系人：[姓名] 联系电话：[手机/办公室电话]
办理履约保函退还手续看似繁琐，但一步步来其实并不复杂。最重要的是材料齐全、理由充分、沟通顺畅。希望这份指南能帮助你顺利拿回自己的保函，释放被占用的信用和资金资源。
如果你在具体操作中遇到特殊情况，不妨直接咨询出具保函的机构，他们最了解自己的流程和要求。祝你办理顺利！
