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履约保函原件未退回证明：这到底是什么？普通人该如何处理？

前几天，有位做工程的朋友突然打电话来，语气特别着急：“我们项目都结束快半年了，甲方那边履约保函的原件还没退回来，现在财务催着要，说影响公司资金流动，这可怎么办？”他这一问，倒是让我想起很多做生意的朋友都可能遇到类似的问题——履约保函原件没退回来，究竟该怎么处理？

一、先搞清楚：履约保函到底是什么？

简单来说，履约保函就像是一份“信用担保书”。比如你接了一个工程，业主怕你中途撂挑子不干，或者干得不符合要求，就要求你找银行或担保公司开这么一份文件。上面写着：如果承包商（也就是你）没按合同办事，业主可以凭这份保函向银行要钱。

这和我们平常的“押金”有点像，但又不完全一样。 押金是你自己掏钱放别人那儿，而履约保函是银行用自己的信誉替你担保，你只需要交一点手续费。项目顺利完成，保函就该退回来作废；要是没完成好，业主就可能用它来索赔。

二、原件没退回来，问题出在哪儿？

你可能觉得：“项目都验收了，保函退回来不是天经地义吗？”理是这么个理，但实际操作中，保函原件“卡壳”的情况还真不少见。

最常见的原因有这么几个：

对方办事流程繁琐：尤其是大公司、政府部门，内部流程一环扣一环。可能项目小组早就签字通过了，文件却卡在行政、法务或财务部门，一拖就是几个月。

对接人变动或疏忽：原来负责这个项目的人调岗、离职了，接手的人不了解情况，文件就压在了某个文件夹里，没人想起这回事。

存在未解决的细小争议：主体工程是完了，但可能还有些小瑕疵、零星维修没处理完，对方就会暂时扣着保函，当作一种“督促”手段。

单纯的遗忘：没错，就是这么简单。事情一多，保函退还这种“后续小事”很容易被抛在脑后。

我认识的一个建材供应商就遇到过第三种情况。他们给一个商场供货，工程结束后，商场方说有两处瓷砖有空鼓，虽然不影响使用，但坚持要修好再退保函。其实就是几千块钱的修补事儿，但因为沟通不畅，硬是拖了三个月。

三、最重要的步骤：开具“未退回证明”

如果你的保函原件一时半会儿拿不回来，但公司又急需证明这份保函已经“失效”或“应被退还”，以解放被冻结的信用额度或处理财务账目，这时候就需要一份关键文件——《履约保函原件未退回证明》。

这份证明的核心目的，是书面确认一个事实： 根据合同约定，保函早已到期或应被退还，我方已履行完所有义务，但对方尚未归还原件。

别小看这张纸，在银行、税务局或者公司内部审计看来，它就是说明情况、厘清责任的重要依据。有了它，至少能证明不是你方不愿意处理，而是对方流程上有延迟。

四、普通人如何准备这份证明？（干货指南）

你不需要是法律专家，按下面这些要点来准备就行：

1. 标题要明确 直接写“关于XX项目履约保函原件未退回的证明”或类似表述，让人一眼就知道是什么事。

2. 基本信息不能少 写明项目名称、合同编号、保函编号（在保函右上角或左上角）、开立银行、保函金额和具体的开立日期、到期日期。这些信息就像文件的身份证，必须准确。

3. 把事情说清楚 用简单的语言陈述事实，例如： “由XX银行于XXXX年XX月XX日开立的、编号为XXXX的履约保函，担保金额XX元，用于确保我司与贵司签订的《XXXX合同》（合同编号XXXX）的履行。该项目已于XXXX年XX月XX日通过贵司竣工验收/正式交付使用。根据合同第X条约定，贵司应在项目验收后XX个工作日内退还该保函原件。截至目前，我司尚未收到上述保函原件。”

4. 列明己方责任已履行 简要说明我方已完全履行合同义务，不存在违约行为，这是要求对方退保函的基础。

5. 提出明确诉求 清楚地写明你的要求：“特此请贵司尽快办理该保函原件的退还手续”，或者“恳请贵司出具相关说明，确认保函责任已解除”。

6. 提醒潜在风险 可以礼貌地加上一句：“为避免该保函原件遗失或被误用可能引发的任何纠纷，盼请贵司予以重视并尽快处理。” 这既是一种提醒，也体现了你的专业和谨慎。

7. 格式规范 最后，别忘了写上公司全称、盖章、联系人和日期。最好用公司抬头的信纸打印，显得正式。

五、证明开好后，接下来怎么做？

证明文件准备好了，千万别只是发个邮件或寄封信就坐等结果。事情要主动跟进：

六、一些实用的提醒和建议

说到底，履约保函原件未退回这事儿，就像借出去的一把钥匙，对方用完了却忘了还。我们开这份证明，就是客客气气地去提醒一句：“您好，钥匙该还我了。” 准备充分、沟通到位，问题自然就能化解。

希望这些来自实际经验的分享，能帮你理清头绪，从容应对这类小麻烦。生意场上，细节决定成败，把这些流程上的小事处理好，路才能走得更稳当。