最近公司要投标一个新项目，对方要求我们提供履约保函。财务部的小李跑来问我：“这个股东决议到底怎么写啊？”说实话，一开始我也一头雾水，经过一番折腾，总算搞明白了。今天就把这些经验分享给大家，希望能帮到有需要的人。
简单说，履约保函就像一份“信用担保书”。比如你们公司要接一个工程，甲方担心你们中途不干了或者做不好，就要求银行出具一份保证：如果你们违约，银行会赔钱给甲方。这对甲方是保障，对你们则是信用背书。
银行不是随便就给你开保函的。特别是金额较大的时候，银行会要求看到公司股东会的决议文件。为什么呢？
证明公司同意：开保函是公司的重要决策，需要股东们共同认可 明确责任：保函涉及公司债务责任，必须由最高权力机构决定 银行风控要求：银行要确保这笔担保业务合法合规，避免后续纠纷根据我的经验，一份完整的股东决议应该包含以下几个核心部分：
这是核心部分，要写清楚：
公司决定向XX银行申请开立履约保函 保函金额（大写和小写都要有） 受益人是谁（通常是项目甲方） 保函有效期 相关的项目名称和合同编号网上确实有很多模板，但每个公司情况不同。我们第一次就用了通用模板，结果银行说缺少关键信息，被打回来重做。最好根据银行的具体要求来调整。
数字金额后面一定要加括号写大写金额。比如“人民币100万元（壹佰万元整）”。我们差点因为只写了数字没写大写而被要求重新开股东会。
一开始我们写的授权范围太具体，结果银行要求补充一个非主要文件，被授权人又得重新找股东签字。后来学聪明了，加上“以及与开立本保函相关的其他一切事宜”。
从开股东会到银行审批通过，比想象中时间长。如果项目有截止日期，一定要提前至少两周启动这个流程。
Q：小公司只有两个股东也要正式决议吗？ A：要的。哪怕只有两个股东，也需要书面决议文件。可以简单些，但基本要素不能少。
Q：股东在外地怎么办？ A：可以通过视频会议，但签字必须原件。我们试过快递签字页，但要注意时间安排。有些银行也接受公证后的授权委托书。
Q：决议要做公证吗？ A：大多数银行不要求，但如果是特大金额或特殊项目，银行可能会要求公证。事先问清楚能省事。
Q：决议有效期多长？ A：一般银行要求三个月内的决议。如果时间拖久了，可能得重新开。
我们公司第一次办的时候，以为就是走个形式，结果踩了三个坑：
第一，股东签字页用了复印件，银行不收，说必须原件； 第二，决议里没写清楚是哪个具体项目，银行风控部门要求补充说明； 第三，一个股东签字时用了日常简签，和预留印鉴不符，又折腾了一次。
后来我们学乖了，现在每次开这类决议：
先问银行有没有格式要求 提前让所有股东预审决议草案 准备好公司公章、股东名册等所有可能用到的材料 签完字立即扫描备份，原件专门保管开履约保函的股东决议，看似是个程序性文件，但实际上反映了公司的治理水平。一份严谨、规范的决议，不仅能顺利办成业务，还能给银行留下好印象，对未来的融资合作都有帮助。
如果你是第一次办理，建议直接联系银行的客户经理，问问他们有没有特别要求。每家银行的标准可能略有不同，事先沟通能避免很多返工。
希望这些经验能帮到你。其实很多事情就是这样，没做过觉得复杂，真正做一遍就发现没那么难。关键是要细心，把该想到的都想到，该写清楚的都写清楚。祝你们公司顺利开出保函，拿下项目！
