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履约保函是工程项目或商业合作中常见的担保方式，简单来说就是银行或担保公司向受益方出具的一份书面保证，承诺如果申请人未能履行合同义务，担保方将按约定进行赔偿。而当合同履行完毕或提前终止时，很多人会遇到一个问题：怎么把这份保函退掉，拿回保证金或解除担保责任？
今天，我就以普通人的角度，详细讲讲如何写一份专业的退履约保函申请，并提供一个实用的模板供你参考。我会尽量用大白话解释，避免专业术语堆砌，让你看完就能上手操作。
很多人觉得，合同都执行完了，打个电话或者发个微信说一下不就行了？其实没那么简单。履约保函涉及银行、担保公司、受益人（通常是甲方）等多方关系，必须通过正式书面申请来启动解除流程。一份规范的申请不仅能加快处理速度，还能避免后续纠纷。
退保函的核心目的是：
证明合同义务已经履行完成 请求受益人确认无索赔事项 要求银行或担保机构解除担保责任并退还相关文件动笔之前，先把这几样东西准备好：
原履约保函的复印件或扫描件 合同关键页（特别是关于保函解除条件的条款） 证明合同已履行完毕的材料，比如竣工验收报告、结算单、甲方确认函等 对方公司的准确全称和联系方式一份完整的申请通常包含以下几个部分：
1. 抬头与主题 明确写给谁。如果是退给银行，就写银行名称；如果是通过甲方退，就写甲方公司名称。主题要简洁，比如“关于申请退还XX项目履约保函的函”。
2. 背景说明 用两三句话交代清楚：什么时候、为什么事情、开了哪份保函。例如：“我司于2023年5月与贵公司签订《XX项目施工合同》，并按合同要求于2023年6月通过XX银行开具了编号为GF202306001的履约保函。”
3. 合同履行情况 这是最关键的部分。要清楚地说明合同已经按照约定履行完毕，最好附上具体证据。例如：“截至目前，我司已全面完成合同约定的全部工作内容，并于2024年1月15日通过竣工验收，结算款项已结清。”
4. 申请事项 明确提出你的要求：“现特向贵公司申请退还上述履约保函原件，以便我司办理保函注销手续。”
5. 后续处理说明 可以简单说明退还后的处理流程，比如“保函退还后，我司将及时向银行办理注销，解除担保责任。”
6. 结尾与落款 礼貌性结尾，写上公司名称、联系人、电话和日期，并加盖公章。
语气要诚恳礼貌 虽然是正式申请，但用词不必过于生硬。保持礼貌协商的语气，有助于获得对方积极回应。
证据要充分 如果合同有明确的保函退还条款，可以引用条款号。附上竣工验收单、结算证明等关键文件复印件，能大大增加说服力。
跟进要及时 申请发出后，最好在一周左右电话跟进确认是否收到，了解处理进度。
保留所有凭证 申请文件建议使用快递邮寄并保留底单，如果是电子邮件发送，要保留发送记录和已读回执。
下面是一个比较通用的模板，你可以根据实际情况调整：
关于申请退还履约保函的函
[受益人/甲方公司全称]：
我司与贵公司于[年份]年[月]日签订的《[合同全称]》（合同编号：[填写合同编号]），现已按照合同约定全面履行完毕。
根据合同第[具体条款号]条关于履约保函的约定，我司在合同签订后通过[银行/担保公司全称]开具了编号为[保函编号]的履约保函，保函金额[金额]，有效期至[日期]。
截至目前，本项目已于[日期]通过竣工验收，双方已完成最终结算，所有合同义务均已履行完成，无任何未决事宜。
现特向贵公司申请退还上述履约保函原件，以便我司及时办理保函注销手续，解除担保责任。
感谢贵公司一直以来的支持与配合！
顺祝商祺！
[你的公司全称]（加盖公章） [日期]
联系人：[姓名] 联系电话：[手机号]
有时候即便申请写得再规范，对方也可能因为各种原因拖延处理。这时候可以：
再次书面催告，并设定合理回复期限 依据合同条款进行正式沟通 必要时请项目监理或相关主管部门协调记住，保持耐心和专业的沟通态度，大多数情况下问题都能得到解决。
写退履约保函的申请，其实就像写一封结构清晰的正式信函。关键是要把“合同已完成”这个事实说清楚，把“请求退保函”这个要求说明白，再附上必要的证据。用正式但不生硬的语言，体现专业性和诚意，就能大大提高办理效率。
希望这份详细的介绍和模板能帮到你。在实际操作中，如果有特别复杂的条款或争议，建议还是咨询专业法律人士的意见。毕竟，每一份合同和保函都有其独特性，具体情况需要具体对待。
