先回答问题的核心：履约保证金不一定非得是“保函”。在实践中，履约保证金有几种常见形式——现金押金、银行保函（或称保函/担保函）、保证保险（或履约保函保险）、有时也会接受信用证或第三方担保。哪个形式必须使用，取决于合同条款、招投标文件的规定、当事人协商以及相关法律法规对特定项目的要求。

如果把这个问题像讲给朋友听：履约保证金就像你跟邻居约定帮他装修房子，需要先拿出点“保证”证明你能把活干好。邻居可以要求你把钱放他那儿（现金保证金），也可以要求你去银行开个担保函让银行来担保（银行保函），或者你去买份保险，保险公司说“如果你违约，我们赔钱”（保证保险）。哪一种方式“必须”，完全看事先怎么约定。

从法律框架来看，中国现行的法律体系并没有对“履约保证金必须使用保函”做一刀切的强制规定。相关法律如《中华人民共和国招标投标法》《政府采购法》《民法典》以及各类建设工程、招投标的实施细则，对保证金的设定、管理和处理有指导性条款，但更多是赋予发包方或招标人选择权和监管要求。例如，招标文件会明确接受哪些形式的保证，政府采购项目通常在文件中也会明示可接受的保证方式与金额。因此，是否必须使用保函，首先看合同或招标文件如何约定。

其实，实践中较常见的几种模式，各有利弊，需要从风险、成本、可操作性、财务影响等多个维度考虑。

第一种，现金保证金。优点明显：直观、可操作性强，违约时业主提取快捷；对承包方来说门槛简单，不需要银行授信。缺点也很现实：占用企业流动资金，影响现金流，尤其对中小企业压力大；管理上要明确利息归属、保管方式和退还条件，否则容易引发争议；同时，业主手里有大笔保证金，若项目长期运行，企业资金成本增加。

第二种，银行保函（银行担保）。这是很多大工程和政府采购中常见的替代方式。优点在于不直接占用承包方现金、银行承担支付责任、流程规范；对业主来说，保函通常具有可直接请求付款的法律属性（尤其是无条件付款型保函），安全感强。缺点：银行出具保函需要授信额度，涉及利息或手续费（一般按保证金额度的比例收费），并且保函条款和有效期需要严谨起草；若保函为“即期支付”性质，可能出现承包人在未违约情况下也被银行付款的风险（这取决于保函具体性质）。另外，若承包企业信用不足，银行可能不愿意或需更高成本。

第三种，保证保险（履约保证保险）。近年来在一些领域推广，保险公司替代传统银行发保单。优点是对承包方更友好、保费通常低于银行费率，而且不占用银行授信额度；对业主而言，专业保险公司理赔流程明确，也能提供保障。缺点是保险公司对理赔的审核严格，有时处理周期不如银行方便；此外，有些业主对保司的偿付能力或理赔意愿仍持保留态度，尤其在大额工程中。

还有一种情况：第三方担保或信用证。国际贸易中常用信用证或备用信用证（SBLC），对跨境合同更适用；国内合同里第三方担保存在但较少作为主流。

那在实际招投标或合同谈判中，业主为什么会偏向保函？通常有几个原因：一是保函能降低业主持有大量现金的法律与管理成本；二是作为第三方，尤其是大型银行的保函被视为支付能力的外部证明，能提升安全感；三是对承包方来说，可缓解流动性压力，使其更愿意参与投标。

但我也得说，保函并非万能。设计不当的保函条款会带来执行风险。比如，“即期保函”与“条件保函”区别很大：即期保函通常只要受益人提出符合保函要求的付款单据，银行就要付款，几乎不允许承保人抗辩；条件保函则设定较多证明程序，银行不付款的抗辩空间更大。合同里如果不明确受益人需提供的单据和付款触发条件，可能导致争议频发。

另一个要考虑的是法律救济和追偿路线。如果业主调用保函拿到赔偿，银行在代为支付后通常会向承保企业追偿，这对企业信用与现金流是二次打击；如果是现金保证金，被没收或抵扣后，企业直接损失资金但不用担心银行追偿程序。

从会计和税务视角看，现金保证金直接体现在企业资产负债表上，属于受限现金或保证金；而保函则更多体现为或有负债和授信占用，不直接占用现金，但可能影响授信使用和财务成本；保证保险则表现为付出的保费成本。不同形式对企业的财务比率、流动性管理都有实质影响，项目财务负责人应该把这点算清楚。

在合同层面，建议双方在招标文件或合同中把有关履约保证金的具体条款写明白，避免日后纠纷。关键点包括：可接受的保证方式（现金、银行保函、保险等）；保证金额度（例如合同价的百分比）；保证期限与有效期（含延长条款）；保函/保单的样式要求与文本标准（是否要求无争议即付型）；保证金的利息归属、管理账户和退还条件；违约情形下调用与解除的程序；若接受保函，明确保函的出具银行资质要求及是否允许转让或保函与合同挂钩的具体条款。

还有一些行业性或监管性要求要注意。像政府采购、大型基础设施和对外承包工程等领域，主管部门或招标管理规定可能对保证形式、额度或对银行资质有专门规定。建设工程领域常见的标准文本（如工程合同示范文本）也会对履约保证金的接受方式提供参考。这类规范性文件值得在项目初期查清楚。

那承包方如何选择最优方式？通常需要权衡三点：成本（银行费率、保险费、资金占用成本）、可获得性（有无足够银行授信或能否买到保险）、以及风险偏好（是否愿意把主动权交给银行/保险公司）。比如现金流紧张但银行授信充足的公司，往往更倾向于使用保函；中小企业信用不足时，可能只能交现金，或者与业主协商引入保证保险。

实践中也有一些小技巧，能让双方都舒服一些：一是分阶段释放保证金——按工程节点或履约里程碑部分退还，减轻承包方后期资金压力；二是约定争议时的保全措施和执行顺序，避免业主随意调用；三是对保函样式采用标准范本并在合同中明确，减少解释性争议；四是对保函到期后的自动展期与通知机制达成一致，避免到期空档。

最后，别忽视司法实践和仲裁机构在处理保函与保证金纠纷时的判例倾向。某些法院在处理保函争议时更注重保函文本的独立性和银行的支付义务，而在现金保证金争议上则更注重合同约定与事实履行。因此，合同条款与保函草稿的文字功夫往往比一开始的选择形式更重要。

说到这里，回到开头：履约保证金究竟“必须”是保函？答案是：不必然。保函是常用且被广泛接受的一种方式，但是否强制使用，取决于合同约定、招标文件、行业惯例和监管要求。关键是把各自的风险、成本和可操作性讲清楚，写到合同里，双方协商一个既合规又能接受的方案就好。